Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise, damit Ihre Meldung uns korrekt und zuverlässig erreicht!

Mittlerweile (Stand 2008) gehen ca. 80% der Meldungen als E-Mail Anhang ein. Wir bieten diesen Service, der Ihnen die Faxkosten und -wartezeit erspart, seit vielen Jahren an. Für unsere Mitarbeiter bedeutet dies jedoch einen starken Mehraufwand: während man Faxe einfach als Stapel Papier abarbeiten kann, muss jede E-Mail sorgfältig bearbeitet werden. Verschiedene Dateiformate müssen mit unterschiedlichen Programmen geöffnet werden und wenn eine E-Mails unzählige Dateianhänge enthält, darf keiner davon vergessen werden.

Sie können uns sehr helfen, wenn Sie die offiziellen Meldeformulare des DRV verwenden bzw. Ihre eigenen Formulare entsprechend gestalten, so dass wir die Informationen immer an der selben Stelle finden. Meldungen, die nicht die Formulare "Zusammenstellung" und "Meldung" enthalten, dürfen wir nicht annehmen!

Weiterhin erinnern wir nochmal daran, dass für jede unterschiedliche Renngemeinschaft eine eigene Zusammenstellung und für jedes Boot in jedem Rennen ein eigener Meldebogen enthalten sein muss. (Auch wenn bei unserer Juniorenregatta die Rennen 1 und 51 am Samstag bzw. Sonntag in der gleichen Klasse ausgefahren werden, so sind es doch zwei Rennen, für die eigene Meldebögen benötigt werden.)

Sie können uns die Arbeit sehr erleichtern, wenn Sie möglichst wenig einzelne Dateien an Ihre E-Mail anhängen, also möglichst viele Formulare in einer Datei zusammenfassen. Bitte schicken Sie uns PDF-Dateien, da diese fixiert sind und sich von jedem Computer exakt ausdrucken lassen Mittlerweile kann jede Office-Version PDF-Dateien direkt erstellen (MS Office ab 2007-SP2, OpenOffice.org ab 1.0). Bitte die Anhänge nicht zusätzlich komprimieren (ZIP), dies verursacht zusätzliche Arbeit, da wir diese dann nicht mehr direkt aus dem Mailprogramm öffnen können.

Leider ist unsere Adresse auch den Spamversendern bekannt, so dass wir 100-200 Werbemails am Tag erhalten. Wir sind daher gezwungen, Spamfilter einzusetzen. Auch wenn wir die aussortierten Werbemails nochmal durchsehen, können doch auch Meldungen verloren gehen. Weiterhin sei daran erinnert, dass E-Mails wie Postkarten sind: jeder kann sie lesen und sie können schon mal verloren gehen. Auch wenn wir im täglichen E-Mailverkehr die Erfahrung machen, dass E-Mails meistens nach wenigen Sekunden beim Empfänger sind, so ist es doch kein sicheres Medium. Es gibt zwar auch Fehlermeldungen, doch auch diese können ausbleiben!

Wir beantworten jede erhaltene Mail innerhalb weniger Stunden. Wenn Sie nicht nach spätestens 12 Stunden bzw. 3 Stunden vor Meldeschluss eine Bestätigung erhalten haben, dass wir Ihre E-Mail gelesen haben, so müssen Sie davon ausgehen, dass Ihre E-Mail nicht angekommen ist. Benutzen Sie in diesem Fall je nach verbleibender Zeit Post, Fax oder rufen Sie uns an, um den Verbleib der E-Mail zu klären.

1. nur offizielle Formulare verwenden.
2. eine Zusammenstellung pro Renngemeinschaft / ein Meldebogen pro Boot und Rennen.
3. E-Mail: alle Formulare in eine Datei, möglichst PDF.
4. E-Mail: erwarten Sie eine Empfangsbestätigung!

Fragen zum Meldevorgang können Sie ebenfalls an diese Adresse schicken.
Meldungen ausschließlich an:

• meldung(at)koelner-regatta-verband.de

• Fax: +49 (0)221 53 44 681

• Kölner Regatta-Verband e.V.
  Postfach 27 05 54
  50511 Köln

Telefon für Rückfragen am Tag des Meldeschlusses (12-20h):

• +49 (0)221 53 44 680